Mengetahui cara menulis surat sangat penting dalam situasi yang melibatkan pekerjaan, tugas sekolah, dan bahkan hubungan, karena dokumen-dokumen ini berfungsi untuk menyampaikan informasi dan menunjukkan kasih sayang. Artikel ini memberi Anda beberapa tip dasar tentang cara menuangkan pemikiran Anda di atas kertas dalam format yang tepat.
Langkah
Metode 1 dari 2: Menulis Surat Resmi
Langkah 1. Ketahui kapan harus menulis surat resmi
Situasi yang melibatkan pekerjaan meminta jenis dokumen, serta ketika Anda ingin berbicara dengan orang atau organisasi yang tidak Anda kenal.
- Tulis surat di komputer Anda dan cetak. Untuk ini, gunakan editor teks, seperti Microsoft Word atau OpenOffice. Juga, jika surat itu mendesak atau penerima lebih suka, kirim pesan email.
- Anda tidak perlu terlalu formal saat berhadapan dengan atasan atau rekan kerja Anda saat ini. Mungkin dapat diterima untuk mengirim email - tanpa alamat di bagian atas halaman.
Langkah 2. Tulis alamat dan tanggal Anda di sudut kiri atas halaman
Jika dokumen tersebut bersifat profesional, gunakan informasi atau kop surat dari perusahaan tempat Anda bekerja. Selalu ingat untuk melewati dua baris dan catat tanggal hari yang dimaksud.
- Tulis tanggal lengkapnya. 19 Sep 2016 jauh lebih baik dari 19 Sep. 2016 atau 19/09/16, misalnya.
- Jangan sertakan tanggal jika Anda menulis email.
Langkah 3. Tulis nama dan alamat penerima
Lewati dua baris dan tuliskan informasi kontak orang yang akan menerima surat itu - kecuali jika Anda sedang menulis email. Pisahkan data sebagai berikut:
- Kata ganti pengobatan dan nama.
- Nama perusahaan (jika diperlukan).
- Alamat lengkap (jika perlu, gunakan dua baris atau lebih).
Langkah 4. Tulis salam
Lewati satu baris lagi dan tambahkan sesuatu seperti "Dear", "Dear", dll. sebelum nama orang tersebut. Jika Anda suka, tulis nama lengkap dan, jika perlu, sertakan juga gelar profesional atau kata ganti dalam bentuk singkatan.
- Jika Anda mengetahui nama jabatan tersebut tetapi tidak mengetahui siapa yang ada di dalamnya, tulislah "Inspektur Kesehatan yang Terhormat" atau yang serupa. Sebelum itu, lakukan pencarian di internet untuk mencoba menemukan lebih banyak data penerima.
- Jika Anda tidak memiliki kontak khusus, tulis "Yang Terhormat Tuan atau Nyonya" atau "Kepada siapa yang berhak" atau "Kepada siapa itu mungkin menarik". Namun, cobalah untuk menghindari pendekatan ini karena terdengar kuno.
Langkah 5. Tulis surat itu sendiri
Setiap surat formal harus dimulai dengan paragraf yang jelas dan objektif. Gunakan bahasa Portugis standar dan berhati-hatilah dengan pilihan kata Anda. Jika perlu, rujuk ke penerima dengan kata ganti perawatan seperti "Tuan", "Nyonya" dll. Lakukan proofreading tata bahasa dokumen atau minta bantuan teman.
Jika Anda menulis surat untuk tujuan bisnis, singkat dan to the point. Jika penerima adalah kerabat jauh atau kenalan dengan siapa Anda memiliki hubungan sosial, bersikaplah sedikit lebih lunak - cobalah untuk menjaga konten kurang dari satu halaman
Langkah 6. Akhiri surat dengan satu salam lagi
Ini adalah cara terbaik untuk menyelesaikan dokumen karena membuat koneksi dengan penerima. Untuk melakukan ini, lewati dua baris setelah paragraf terakhir dan tulis sesuatu seperti "Hormat kami", "Hormat kami", "Hormat kami", dll. Daftar segera setelahnya, ikuti petunjuk di bawah ini: ref>https://site.uit.no/english/writing-style/letters/
- Jika Anda mengetik surat resmi, sisakan sekitar empat spasi antara salam terakhir dan nama Anda (juga diketik). Cetak dokumen dan tanda tangani dengan pena biru atau hitam di sana.
- Jika itu email formal, masukkan nama lengkap Anda setelah salam terakhir.
- Jika Anda suka, tutup dokumen menggunakan beberapa kata ganti perawatan untuk Anda sendiri. Misalnya: "Sir João da Silva".
Langkah 7. Lipat surat (opsional)
Jika mengirimkannya, lipat menjadi tiga bagian. Mulailah dengan membawa bagian bawah lembaran ke atas dan kemudian menurunkan bagian atas. Buat lipatan yang jelas dengan jari Anda. Jadi kertas akan muat di hampir semua amplop.
Langkah 8. Tulis informasi penerima tepat di tengah amplop
Data ini akan digunakan saat pengiriman dokumen. Lihat:
- (Tuan) João da Silva.
- Av. Paulista, 123, CEP xxxxx-xxx.
- Sao Paulo, SP, Brasil.
Langkah 9. Tulis alamat Anda sendiri di amplop (opsional)
Jika kurir tidak dapat mengantarkan surat karena alasan apapun, maka kurir akan mengembalikannya secara gratis ke lokasi tersebut. Masukkan data Anda mengikuti model di atas; satu-satunya perbedaan adalah di mana Anda menulisnya.
Metode 2 dari 2: Menulis Surat Informal
Langkah 1. Pikirkan tentang tingkat formalitas apa yang harus dimiliki surat itu
Bagaimana Anda menulisnya akan tergantung pada hubungan Anda dengan penerima. Pertimbangkan hal berikut:
- Jika Anda menulis sesuatu untuk kerabat jauh atau lebih tua atau kenalan, tulislah secara relatif formal. Jika orang ini telah mengirim email kepada Anda sebelumnya, harap balas dengan cara yang sama. Jika tidak, lebih baik tetap berpegang pada dokumen tertulis.
- Jika Anda menulis surat kepada teman dekat atau saudara, baik email maupun surat tulisan tangan bisa digunakan.
Langkah 2. Mulailah surat dengan salam
Ini akan tergantung pada hubungan Anda dengan penerima, serta formalitas dokumen. Berikut adalah beberapa kemungkinan:
- Jika Anda menulis surat yang relatif formal, gunakan "Dear" atau "Hello" misalnya. Gunakan nama orang tersebut jika Anda terbiasa berbicara dengannya pada tingkat yang lebih intim ini. Jika tidak, gunakan kata ganti pengobatan ("Tuhan").
- Jika Anda menulis surat informal, Anda dapat menggunakan "Yang Terhormat", "Halo", atau sesuatu yang lebih santai, seperti "Hai", diikuti dengan nama orang tersebut.
Langkah 3. Mulailah menulis surat pada baris berikutnya
Jika bersifat pribadi, mulailah dengan berbicara/menanyakan keadaan orang tersebut: "Saya harap Anda baik-baik saja" atau "Apa kabar?" Pikirkan tentang bagaimana Anda akan berinteraksi dengan penerima ini.
Langkah 4. Ingatlah untuk mengatakan semua yang ingin Anda komunikasikan kepada penerima
Bagaimanapun, tujuan utama Anda adalah untuk menyampaikan pesan. Bicarakan tentang hidup Anda secara detail. Tidak cukup hanya dengan mengatakan "Terima kasih atas hadiahnya" kepada nenek Anda, misalnya; tunjukkan bahwa isyarat itu berarti bagi Anda: "Saya dan teman-teman saya memainkan permainan yang Anda berikan kepada saya sepanjang malam. Terima kasih!" Apapun topiknya, selalu ingat untuk memberikan banyak informasi.
Waspadai apa yang tidak boleh ditulis. Jika Anda menulis surat karena marah atau perasaan negatif lainnya, itu tidak akan menuai hasil yang baik. Jika dokumen sudah siap, tetapi Anda masih tidak tahu apakah Anda harus mengirimkannya, sisihkan kertasnya selama beberapa hari sebelum mengirimkannya ke pos - ide Anda mungkin berubah
Langkah 5. Selesaikan surat itu
Jika tidak formal, akhiri teks dengan membicarakan hubungan Anda dengan penerima. Jika orang ini adalah pasangan, teman dekat atau anggota keluarga, gunakan sesuatu seperti "Pelukan", "Ciuman", "Dengan cinta", dll. Jika Anda bersikap relatif formal, akhiri dengan "Salam Persahabatan", "Salam Persahabatan", dll.
- Jika Anda suka, Anda dapat menggunakan struktur dan frasa yang lebih lama untuk mengakhiri surat (walaupun di masa lalu mereka lebih umum dalam dokumen formal) di mana Anda menunjukkan perasaan Anda kepada penerima.
- Jika Anda ingin menambahkan sesuatu setelah menyelesaikan isi surat, gunakan "P. S.", yang merupakan singkatan dari Post scriptum ("ditulis setelah", dalam terjemahan bebas).
Langkah 6. Kirim surat
Untuk melakukan ini, masukkan ke dalam amplop, rekatkan prangko dan, akhirnya, tulis detail penerima.
Tips
- Saat menulis surat, fokuslah pada subjek yang mungkin menarik bagi penerimanya.
- Umumnya, koma digunakan setelah "Dear" dan salam dan salam lainnya. Dalam surat resmi, Anda juga dapat memilih titik dua.
- Bersikaplah masuk akal dan sopan bahkan saat menulis surat keluhan - Anda akan mendapatkan tanggapan yang sama baiknya.
- Jika mencetak surat resmi Anda, gunakan kertas yang lebih tebal dari A4.
- Hanya kirim pesan virtual formal atau relatif formal jika alamat email Anda memiliki reputasi baik. Jika Anda memiliki sesuatu seperti "joãodasilva1993", misalnya, itu tidak akan dianggap serius seperti "joo.silva".
- Tulis surat dengan tinta biru atau hitam.
- Tuliskan alamat Anda dengan benar.
- Mulailah paragraf dengan indentasi.
- Ingatlah untuk mengoreksi surat itu setidaknya dua kali.
