3 Cara Menulis Surat Pengaduan ke Perusahaan

Daftar Isi:

3 Cara Menulis Surat Pengaduan ke Perusahaan
3 Cara Menulis Surat Pengaduan ke Perusahaan

Video: 3 Cara Menulis Surat Pengaduan ke Perusahaan

Video: 3 Cara Menulis Surat Pengaduan ke Perusahaan
Video: Contoh Surat Pengaduan ke Pengawas Ketenagakerjaan 2024, Maret
Anonim

Menulis surat pengaduan adalah sesuatu yang kebanyakan orang akan lakukan di beberapa titik dalam hidup mereka. Jika Anda tidak puas dengan produk atau layanan perusahaan, Anda biasanya dapat menyelesaikan masalah dengan cara yang saling menguntungkan melalui surat yang blak-blakan tetapi sopan. Menulis surat pengaduan tidak rumit atau menakutkan: yang perlu Anda lakukan hanyalah menyatakan fakta dengan jelas dan meminta penyelesaian dengan sopan.

Langkah

Metode 1 dari 3: Menulis Surat Pengaduan

Mulai Surat Langkah 1
Mulai Surat Langkah 1

Langkah 1. Kirim surat ke customer service (SAC)

Saat menulis surat keluhan, peluang terbaik untuk berhasil adalah dengan mengirimkan surat tersebut ke departemen layanan pelanggan perusahaan, atau SAC. SAC digunakan untuk menangani keluhan dan surat Anda akan lebih mungkin dianalisis secara efisien.

  • Cari tahu nama manajer atau direktur SAC dan secara pribadi alamatkan surat itu kepadanya. Mulailah surat dengan Dear Mr., Mrs. atau Miss., diikuti dengan nama. Jika Anda tidak tahu nama manajer SAC, tulis saja Dear Sir atau Madam.
  • Anda dapat menemukan alamat Layanan Pelanggan di situs web perusahaan, di salah satu materi promosi atau iklan perusahaan, pada kemasan produk atau pada label.
Mulai Surat Langkah 5
Mulai Surat Langkah 5

Langkah 2. Dalam surat itu, langsung ke intinya

Baris pertama surat itu harus dengan jelas menjelaskan mengapa Anda menulis dan keluhan Anda yang sebenarnya. Harap berikan sebanyak mungkin fakta terkait, termasuk tanggal, waktu dan tempat Anda membeli atau menggunakan layanan, bersama dengan nomor seri atau model yang relevan.

  • Penerima surat harus dapat mengidentifikasi alasan surat dalam waktu kurang dari lima detik; oleh karena itu, hindari perkenalan yang panjang.
  • Anda dapat memberikan rincian lebih lanjut atau menjelaskan situasinya di paragraf berikutnya, tetapi baris pertama surat tersebut harus menyoroti keluhan Anda sesingkat mungkin.
  • Kalimat pertama mungkin sebagai berikut: "Saya menulis untuk mengeluh tentang pengering rambut yang rusak yang saya beli dari perusahaan ini pada tanggal 15 Juli di toko di Rua Um, di Exemplândia."
Mulai Surat Langkah 6
Mulai Surat Langkah 6

Langkah 3. Jadilah spesifik tentang solusi yang akan memuaskan Anda

Jika Anda menginginkan penggantian, pengembalian uang, atau perbaikan produk, atau bentuk kompensasi lainnya, jelaskan di paragraf kedua. Ini mencegah penerimaan formulir atau surat tanggapan lainnya, dan memberi penerima sesuatu untuk dikerjakan.

  • Jadilah sekonstruktif mungkin dalam komentar; menyarankan cara Anda dapat terus berhubungan dengan perusahaan. Jika Anda meminta pengembalian uang atau bentuk kompensasi lainnya, dan pada saat yang sama menunjukkan bahwa Anda akan pergi ke kompetisi, mereka tidak akan didorong untuk mencoba menyelesaikan masalah tersebut.
  • Jika Anda ingin perusahaan memecahkan masalah yang lebih umum, tinggalkan juga dalam surat, tetapi ketahuilah bahwa hal seperti itu membutuhkan waktu.
  • Jangan mengancam untuk mengajukan tindakan hukum pada kontak pertama. Ini bahkan mungkin menjadi satu-satunya solusi; Namun, yang terbaik adalah mengirim surat keluhan terlebih dahulu dan menunggu tanggapan.
Ubah Nama Anda di Hawaii Langkah 12
Ubah Nama Anda di Hawaii Langkah 12

Langkah 4. Lampirkan salinan dokumen yang relevan

Mereka dapat menyertakan tanda terima, jaminan, salinan cek dan, jika perlu, foto atau video. Semua dokumentasi harus disertakan dalam surat.

  • mengirim salinan dokumentasi apa pun yang ingin Anda sertakan, bukan yang asli. Dengan begitu, tidak ada kemungkinan dokumen hilang atau salah tempat; selain itu, Anda mungkin perlu memberikannya kepada orang lain.
  • Daftar semua dokumen yang termasuk dalam surat itu. Misalnya: "Salinan tanda terima asli terlampir, bersama dengan salinan garansi dan nomor seri pengering rambut."
Mengatasi Kecemasan dan Depresi Langkah 5
Mengatasi Kecemasan dan Depresi Langkah 5

Langkah 5. Beri layanan pelanggan tenggat waktu untuk menyelesaikan masalah

Akan sangat membantu untuk menentukan periode yang tepat ketika Anda ingin masalah tersebut diselesaikan. Ini akan memberi Anda ketenangan pikiran dan membantu menyelesaikan masalah dengan cepat.

  • Menetapkan tenggat waktu juga akan menghindari kemungkinan surat tersebut hilang atau terlupakan, yang dapat menyebabkan rasa malu dan kebencian yang lebih besar antara Anda dan perusahaan.
  • Pastikan tenggat waktu yang Anda tetapkan masuk akal. Satu atau dua minggu biasanya cukup, tetapi ini bervariasi tergantung pada pesanan Anda.
Tulis Surat Bukti Penghasilan Langkah 12
Tulis Surat Bukti Penghasilan Langkah 12

Langkah 6. Akhiri surat dengan hormat

Ucapkan terima kasih kepada penerima atas bantuannya, dan beri tahu mereka bagaimana dan kapan mereka dapat menghubungi Anda untuk menyelesaikan masalah tersebut. Ini akan membuat proses lebih mudah, membawa hasil yang lebih efisien untuk Anda.

Ucapkan selamat tinggal dengan "Hormat kami," dan nama orang tersebut (jika Anda tahu), atau "Terima kasih sebelumnya". Hindari istilah informal seperti "Sampai jumpa" atau "Sampai jumpa"

Metode 2 dari 3: Menemukan Bentuk dan Nada yang Tepat

Tulis Laporan Buku Langkah 6
Tulis Laporan Buku Langkah 6

Langkah 1. Bersikaplah sopan

Anda bisa marah, dan Anda berhak untuk marah; tetapi bersikap kasar hanya akan membuat penerima bersikap defensif. Tulis dengan hormat dan hindari membuat komentar yang mengancam, marah, atau sarkastik dengan cara apa pun. Ingatlah bahwa orang yang membaca surat itu tidak bertanggung jawab secara langsung atas semua yang terjadi, dan mereka akan jauh lebih gesit dan bersedia menyenangkan pelanggan yang sopan daripada pelanggan yang marah.

  • Perusahaan tempat Anda menulis mungkin tidak bermaksud membuat Anda kesal. Sebagian besar perusahaan tertarik untuk memuaskan pelanggan.
  • Anda akan jauh lebih berhasil memperlakukan penerima sebagai seseorang yang ingin membantu Anda, daripada berpikir bahwa dia penuh dengan niat buruk.
  • Jangan menulis saat sedang marah. Tinggalkan untuk menulis surat ketika Anda lebih tenang. Atau, jika Anda suka, tulis surat itu saat sedang merokok, lalu sisihkan selama satu atau dua hari sebelum mengirimnya. Kemungkinannya adalah, Anda ingin menyusun ulang ide-ide Anda ke dalam bahasa yang tidak terlalu menghasut.
Ubah Nama Anda di Hawaii Langkah 2
Ubah Nama Anda di Hawaii Langkah 2

Langkah 2. Singkat

Personil SAC menerima ratusan surat sehari; jadi sangat penting untuk langsung ke pokok permasalahan dengan cepat sehingga mereka tahu persis apa yang mereka hadapi segera setelah mereka mulai membaca. Jika surat Anda terlalu panjang atau mendetail, pembaca akan cenderung memindai konten dan akan memiliki gagasan yang tidak jelas tentang masalah atau solusi yang disarankan.

  • Hindari detail atau lamunan yang berlebihan.
  • Tulis surat satu halaman, atau sekitar 200 kata.
Tulis Pidato Memperkenalkan Diri Langkah 7
Tulis Pidato Memperkenalkan Diri Langkah 7

Langkah 3. Jadilah meyakinkan dan kuat

Sikap seperti itu menentukan nada yang tepat dan membuat perusahaan tahu bahwa keluhan Anda harus ditanggapi dengan serius. Ini paling penting dalam kasus keluhan yang lebih serius, yang dapat memiliki implikasi keuangan yang cukup besar.

  • Bersikap tegas menyiratkan beberapa hal, seperti bahasa yang digunakan, pengetahuan tentang hak Anda dan tanggung jawab perusahaan, serta penyajian surat secara profesional.
  • Semua ini menyampaikan kredibilitas, yang secara positif mempengaruhi tanggapan terhadap surat Anda.
Mulai Surat Langkah 7
Mulai Surat Langkah 7

Langkah 4. Format surat dengan rapi dan benar

Seperti disebutkan di atas, memformat surat secara profesional memengaruhi cara pengaduan diterima. Cantumkan nama, alamat, dan tanggal Anda di sudut kanan atas, diikuti dengan nama atau jabatan orang yang Anda tuju, beserta alamat perusahaan di sisi kiri, tepat di atas badan surat.

  • Selalu ketik surat ke dalam komputer karena ini membuatnya lebih mudah dibaca dan memberikan tampilan yang lebih bersih. Jika Anda harus menulis dengan tangan, lakukan dengan tulisan tangan yang jelas dan terbaca, tanpa penghapus atau noda tinta.
  • Saat menandatangani, tinggalkan ruang kosong di bawah penutup tempat Anda dapat menulis tanda tangan. Di bawah ruang ini Anda juga harus mengetikkan nama Anda agar mudah dibaca.
  • Buat surat rapi dan spasi baik, dengan paragraf dengan ukuran yang sama.
Tulis Proposal Hibah Langkah 9
Tulis Proposal Hibah Langkah 9

Langkah 5. Periksa ejaan dan tata bahasa

Ejaan dan tata bahasa yang salah berdampak negatif pada penerimaan pengaduan. Lakukan pemeriksaan ejaan di komputer Anda sebelum mencetak surat, atau minta seseorang membacanya sebelum Anda mengirimkannya.

Metode 3 dari 3: Mengikuti Proses

Menjadi Kaya Langkah 16
Menjadi Kaya Langkah 16

Langkah 1. Tunggu sampai batas waktu berakhir

Bersabarlah dan jangan bertindak sampai batas waktu yang Anda tetapkan dalam surat itu berakhir. Jika Anda telah melewati tenggat waktu dan masih belum menerima apa pun, lakukan panggilan telepon atau kirim email untuk memverifikasi bahwa surat telah diterima. Itu selalu lebih baik untuk memberi perusahaan keuntungan dari keraguan.

Jika Anda belum menerima informasi apa pun tentang surat itu, atau jika Anda telah menerimanya, tetapi penyelesaiannya tidak memuaskan, bawalah pengaduan ke pejabat yang lebih tinggi

Tulis Surat Bukti Penghasilan Langkah 8
Tulis Surat Bukti Penghasilan Langkah 8

Langkah 2. Carilah karyawan yang lebih tinggi dalam hierarki

Jika Anda tidak berhasil dengan direktur SAC, cari tahu siapa orang berikutnya dalam hierarki dan hubungi mereka. Setiap kali Anda naik, dari SAC ke supervisor ke wakil presiden ke presiden, lampirkan semua korespondensi yang Anda kirim ke yang sebelumnya. Ini akan membuat karyawan baru tetap up to date dan sangat mungkin menyelesaikan masalah dengan cara yang tidak sah.

  • Yang terbaik adalah memulai dengan SAC sebelum langsung ke atas. Sebab, SAC lebih terbiasa menangani pengaduan jenis ini, dan kemungkinan setiap surat yang ditujukan kepada presiden akan dikirim ke SAC pula.
  • Jika itu masalahnya, karyawan SAC mungkin secara otomatis memiliki kesan buruk tentang Anda karena Anda mencoba melewati mereka.
  • Ketahuilah bahwa jika Anda menulis surat kepada presiden atau direktur, surat itu harus lebih jelas, ringkas, dan ditulis dengan baik karena penerima tidak akan mengetahui kejadian tersebut sebelumnya.
Pilih Agen Perekrutan Langkah 11
Pilih Agen Perekrutan Langkah 11

Langkah 3. Jika Anda ingin mengajukan gugatan, berkonsultasilah dengan pengacara

Dia akan tahu bagaimana untuk melanjutkan. Ingatlah bahwa tindakan hukum harus menjadi pilihan terakhir; menyarankan hal ini dalam surat memberikan nada negatif untuknya dan menghalangi klaim apa pun yang mungkin Anda minta. Itu juga bisa menjadi bumerang jika mereka tidak jatuh cinta pada gertakan Anda.

Tips

  • Sebelum menulis, luangkan waktu sejenak dan renungkan apa yang terjadi. Ketika Anda telah memikirkannya dan tahu persis apa yang ingin Anda pesan dan bagaimana Anda menginginkannya, Anda siap untuk menulis surat.
  • Pastikan surat tersebut mencantumkan nama, alamat, email, dan nomor telepon Anda (rumah, kantor, dan ponsel jika memungkinkan). Juga, jangan lupa untuk menanyakan detail penerima; dengan demikian, keduanya akan mengetahui perkembangan apa pun terkait pengaduan tersebut.
  • Baca kembali surat itu dan pastikan semuanya bisa dilakukan, tulus, dan dapat diverifikasi.
  • Mengirimkan keluhan tertulis memiliki efek yang lebih kuat daripada email, faks, atau komentar blog atau situs web. Sebagian besar perusahaan memperlakukan surat tertulis dengan prioritas.
  • Jangan menulis kata-kata yang buruk. Ingat: yang Anda inginkan adalah kompensasi atau resolusi, dan menyinggung penerima tidak akan mengarah ke sana. Jika Anda ingin menggunakan bahasa yang lebih kasar, hindari kalimat pasif dan gunakan kata-kata yang lebih langsung dan deskriptif. Mungkin Anda terkejut atau bahkan jijik, kata-kata yang lebih kuat dari sekadar kecewa.
  • Jangan mengirim surat sumpah dari saksi. Sebenarnya, jika menurut Anda ini akan berakhir di pengadilan, sebaiknya tidak hanya menghilangkan pernyataan saksi, tetapi juga nama Anda. Juga ingat bahwa biaya hukum cukup tinggi. Hal terbaik, dalam banyak kasus, adalah mencari kesepakatan informal atau, paling banyak, melalui perantara.
  • Jika menulis untuk mengeluh tentang orang tertentu, batasi surat itu pada kekurangannya, dan jangan meremehkan organisasi secara keseluruhan. Jika Anda menulis untuk mengeluh tentang kebijakan perusahaan, jangan menghina penerima atau kebijakan itu. Cukup tunjukkan apa masalahnya dan bagaimana Anda ingin menyelesaikannya.
  • Beberapa situs, seperti Reclame Aqui, mempublikasikan keluhan mereka dan menyajikan konsumen lain dalam situasi yang sama dalam kaitannya dengan perusahaan tertentu.
  • Simpan salinan semua korespondensi dan tanggal pengiriman surat Anda.

Direkomendasikan: