Pada titik tertentu, kebanyakan orang harus menulis surat untuk meminta sesuatu. Baik itu sumbangan amal, kesempatan untuk mengikuti ujian yang tidak terjawab, pertemuan dengan pakar di bidang Anda, atau dokumen yang Anda perlukan untuk laporan yang Anda tulis, gaya penulisan surat-surat ini tetap sama. Ikuti petunjuk ini untuk membuat surat permintaan Anda lebih profesional dan meyakinkan.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Bersiap untuk Menulis
Langkah 1. Kumpulkan ide-ide yang paling penting
Untuk menulis surat lamaran yang jelas dan efektif, penting bagi Anda untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan dan sasaran Anda.
- Cara yang baik untuk memastikan pemikiran Anda tentang topik ini jelas adalah dengan mengambil tiga lembar kertas kosong dan memberi label "mengapa saya menulis surat ini", "tujuan surat ini" dan "pemikiran lain".
- Tanpa terlalu mengkhawatirkan detailnya, luangkan beberapa menit dan tuliskan pemikiran Anda pada tiga lembar kertas ini. Buatlah daftar dan diskusikan ide-ide besar yang Anda miliki tentang situasi yang mendorong Anda untuk menulis surat itu, apakah Anda akan mendapatkan apa yang Anda inginkan dari surat itu, dan informasi penting lainnya yang mungkin Anda perlukan.
Langkah 2. Pertimbangkan audiens Anda
Penting untuk mengatur nada yang tepat untuk surat Anda adalah memahami audiens yang Anda tuju. Setelah inspirasi awal Anda, di selembar kertas lain tulis apa yang Anda ketahui tentang penerima surat itu.
- Misalnya, apa posisi orang ini, bagaimana dia bisa membantu Anda? Dapatkah orang itu membuat keputusan akhir atas permintaan Anda, atau membuat keputusan apakah akan meneruskan permintaan Anda ke otoritas yang lebih tinggi atau tidak?
- Ini juga merupakan ide yang baik untuk mempertimbangkan pengetahuan penerima pesan yang Anda tulis. Jika pembaca tidak menguasai topik yang Anda tulis dengan baik, ini akan membutuhkan jenis tulisan yang berbeda (yaitu menggunakan bahasa yang lebih sederhana dan menyertakan lebih banyak informasi latar belakang) daripada jika penerima Anda sudah ahli dalam topik tersebut.
Langkah 3. Buat garis besar
Sebelum Anda benar-benar mulai menulis surat, buatlah garis besar untuk mengatur pikiran Anda ke dalam urutan yang logis dan koheren.
Pertimbangkan poin-poin utama yang ingin Anda sampaikan dan poin-poin kecil yang akan Anda gunakan untuk mendukung poin-poin tersebut. Pastikan ide-ide Anda diatur dengan cara yang masuk akal bagi pembaca Anda
Bagian 2 dari 3: Menulis Draf
Langkah 1. Gunakan format yang tepat
Menulis surat Anda dalam format surat bisnis yang benar dan profesional adalah cara yang baik untuk membuat kesan pertama yang positif.
- Di sudut kiri atas, Anda harus menyertakan, pertama, alamat lengkap Anda, kedua, tanggal, dan, ketiga, alamat lengkap pengirim. Tidak boleh ada garis ruang di antara mereka masing-masing.
- Anda juga dapat menyertakan baris subjek setelah alamat penerima, tetapi ini opsional.
Langkah 2. Mulailah dengan salam
Mulailah teks utama surat Anda dengan salam hormat yang sesuai.
- Jika Anda mengenal orang yang Anda tuju, Anda dapat menggunakan nama depannya, misalnya, "Caro Renato". Jika tidak, Anda harus menggunakan nama keluarga dan gelar yang tepat (misalnya Dr., Sir, Ma'am).
- Jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju, gunakan sapaan seperti "Dear Sir or Madam", atau "Kepada siapa yang berkepentingan."
Langkah 3. Tulis paragraf pengantar
Dalam paragraf pertama dari setiap surat permintaan, Anda perlu memperkenalkan diri Anda dengan jelas dan singkat menyatakan tujuan surat itu, misalnya, Saya menulis dengan harapan Anda akan mempertimbangkan untuk memberikan kontribusi pada Dana Amal.
- Jika Anda pernah berinteraksi sebelumnya dengan penerima surat, paragraf pembuka juga merupakan tempat yang baik untuk mengingatkan mereka tentang alam atau asosiasi mereka, atau kontak yang Anda miliki di masa lalu.
- Misalnya: "Saya seorang siswa di kelas drama 101 Anda", atau "Saya adalah presiden Dana Amal, sebuah organisasi yang telah Anda bantu dengan murah hati selama 10 tahun terakhir", atau "Saya menghubungi Anda bulan lalu tentang kemungkinan perjalanan kelas ke taman hiburan Anda".
- Membangun koneksi tidak hanya bermanfaat bagi penerima, tetapi juga dapat meningkatkan perasaan kekerabatan dengan Anda, yang dapat meningkatkan kemungkinan permintaan Anda akan dikabulkan.
Langkah 4. Tulis paragraf untuk isi
Ini (atau ini) harus memberikan konteks dan informasi tambahan dan detail yang lebih spesifik tentang pesanan Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk menjelaskan dengan tepat apa yang Anda minta dan mengapa permintaan Anda harus dikabulkan.
- Lengkap tapi singkat. Anda harus menjelaskan dengan jelas apa yang Anda minta dan mengapa topik tersebut layak dipertimbangkan, tetapi pembaca tidak akan mau membaca kisah hidup Anda.
- Bersikaplah langsung dan spesifik tentang apa yang Anda minta. Penerima tidak boleh ragu dengan apa yang Anda inginkan. Misalnya: "Saya berharap Anda akan mempertimbangkan untuk mengulangi kontribusi murah hati Anda tahun ini", atau "Dengan hormat saya akan meminta kesempatan untuk mengirimkan kembali permintaan ini".
- Bersikap sopan dan gunakan nada yang sesuai untuk pembaca.
- Jadilah nyata dan kendalikan emosi Anda. Jika Anda harus mendiskusikan perasaan Anda tentang suatu masalah, nyatakan daripada benar-benar emosional, misalnya, "Saya sangat kecewa ketika saya melihat nilai saya", bukan "Saya benar-benar tergila-gila dengan serial ini!"
Langkah 5. Tulis paragraf penutup
Di paragraf terakhir Anda, Anda harus membuat penerima Anda mengetahui batasan yang relevan dan juga mengucapkan terima kasih atas pertimbangan mereka atas permintaan mereka.
- Misalnya, jika Anda menulis untuk meminta informasi atau pertemuan dengan seseorang yang harus dilakukan sebelum tanggal tertentu agar ada gunanya, jelaskan dengan sopan di bagian kesimpulan.
- Bahkan jika penerima Anda pada akhirnya tidak akan mengabulkan permintaan Anda, fakta bahwa mereka meluangkan waktu untuk membaca surat Anda dan mempertimbangkan keinginan Anda layak untuk berterima kasih.
Langkah 6. Tambahkan penutupan
Akhirnya, surat Anda perlu ditutup dengan baik dan sopan. Pilihan yang baik termasuk "Hormat", "Hormat kami" atau "Doa Terbaik Saya", diikuti dengan nama Anda.
- Jika Anda mengirim surat fisik, sisakan empat baris ruang kosong di antara penutup dan nama yang Anda ketik. Di ruang ini, tanda tangani nama Anda dengan pena.
- Jika Anda menulis dengan tulisan tangan Anda sendiri, informasi ini harus diberikan setelah penutupan Anda, misalnya, "Lampiran: 2".
Bagian 3 dari 3: Menyelesaikan Surat
Langkah 1. Bersantai
Setelah Anda menyelesaikan draf pertama surat Anda, sisihkan selama beberapa hari jika waktu memungkinkan. Ini akan memberi Anda perspektif yang berbeda ketika Anda kembali ke sana.
Langkah 2. Tinjau dan tulis ulang surat itu
Harap baca dengan seksama untuk memastikan tulisan Anda jelas, mengalir dengan baik, dan memenuhi tujuan yang Anda tetapkan untuk dicapai di bagian 1. Buat revisi yang diperlukan.
Cara yang baik untuk menilai tulisan Anda adalah dengan membaca surat itu keras-keras. Ini akan membantu Anda menemukan kata-kata yang hilang dan secara umum memahami apakah bahasa itu mengalir dengan baik dan menyentuh nada yang tepat
Langkah 3. Perbaiki sketsa akhir
Setelah Anda membuat semua pengeditan latar belakang, lihat lagi surat itu untuk memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa yang Anda buat pertama kali.
Merupakan ide bagus untuk meminta seseorang membaca surat Anda untuk tujuan itu juga. Jauh lebih mudah untuk mengabaikan kesalahan Anda sendiri
Langkah 4. Kirim surat Anda
Kirim surat Anda ke penerima Anda. Pastikan untuk menyimpan salinan catatan Anda sampai masalah tersebut diselesaikan.
Tips
- Buat pesanan Anda semudah mungkin dipenuhi, jelaskan apa yang dapat dilakukan penerima Anda untuk membantu Anda, dan berikan informasi apa pun yang mungkin berguna bagi mereka dalam memberikan pesanan Anda. Misalnya, jika Anda meminta surat rekomendasi, pertimbangkan untuk menyertakan resume Anda.
- Pada saat yang sama, pastikan untuk tetap pada poin utama surat Anda. Terlalu banyak informasi, terutama jika tidak berharga bagi pembaca, dapat mengganggu dan membingungkan.
- Tempatkan pesanan Anda dengan percaya diri dan meyakinkan, tetapi jangan menuntut.
Pemberitahuan
- Ejaan dan tata bahasa yang buruk dapat merusak banyak surat. Ini dapat mengganggu pembaca Anda dan dapat menciptakan kesan bahwa Anda tidak cukup peduli dengan pesanan Anda untuk melakukannya dengan benar. Selalu benar, dan bila memungkinkan mintalah pembaca kedua untuk melihat surat Anda.
- Jangan mencoba memanipulasi pembaca Anda dengan permohonan emosional, ancaman, atau janji yang tidak realistis. Jenis banding ini lebih cenderung menyinggung pembaca Anda daripada membujuk mereka.
