3 Cara Menulis Laporan Kemajuan

Daftar Isi:

3 Cara Menulis Laporan Kemajuan
3 Cara Menulis Laporan Kemajuan

Video: 3 Cara Menulis Laporan Kemajuan

Video: 3 Cara Menulis Laporan Kemajuan
Video: Иностранный легион спец. 2024, Maret
Anonim

Laporan kemajuan sangat penting dalam manajemen proyek, baik itu disertasi atau salah satu proyek yang dilakukan di tempat kerja. Anda perlu melakukan ini agar penyelia, kolega, atau pelanggan Anda mengetahui apa yang sedang Anda kerjakan. Anda perlu fokus pada apa yang telah Anda capai dan apa yang masih perlu dilakukan.

Langkah

Metode 1 dari 3: Memulai

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 1
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 1

Langkah 1. Tentukan tujuan Anda dalam proposal

Ada beberapa alasan berbeda mengapa seseorang mungkin meminta laporan kemajuan. Tentu saja, salah satu dari mereka akan ditulis untuk tujuan mengungkapkan kemajuan yang dibuat pada proyek tertentu. Namun, ada berbagai jenis proposal yang perlu dipertimbangkan:

  • Laporan kemajuan untuk program atau proyek penelitian akan sedikit berbeda dari laporan untuk proyek di tempat kerja. Dalam hal ini, Anda cenderung harus mengutip informasi, dan kemungkinan kecil Anda harus mempertimbangkan hal-hal seperti biaya (walaupun tidak selalu).
  • Laporan kerja untuk klien akan ditulis secara berbeda dari untuk atasan di tempat kerja. Anda harus terlebih dahulu mempertimbangkan alasan mengapa Anda menulisnya.
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 2
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 2

Langkah 2. Pikirkan tentang audiens

Setelah menentukan tujuan laporan, Anda harus mempertimbangkan jenis topik yang perlu diterima penerima. Meskipun semua laporan kemajuan biasanya menyertakan data umum tertentu, penting untuk mencatat poin-poin spesifik:

  • Bagaimana pembaca terhubung ke proyek? Bagaimana hasilnya akan mempengaruhi mereka? Koneksi dan pengaruh akan berbeda antara atasan dan pelanggan, misalnya.
  • Pikirkan tentang keputusan apa yang perlu dibuat pembaca setelah membaca laporan kemajuan (dukungan, uang, atau waktu apa yang perlu mereka investasikan, misalnya).
  • Pertimbangkan informasi yang harus diketahui pembaca untuk benar-benar mengawasi dan berpartisipasi dalam proyek. Aspek teknis apa yang harus Anda ketahui? Apakah Anda sudah familiar dengan jargon teknis?
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 3
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 3

Langkah 3. Tentukan cara terbaik untuk berkomunikasi dengan audiens

Laporan kemajuan bukan sekedar dokumen tertulis untuk dikirimkan kepada guru atau atasan. Ini dapat mengambil banyak bentuk berdasarkan apa yang dibutuhkan.

  • Laporan kemajuan dapat berupa laporan lisan singkat pada pertemuan tim mingguan atau bulanan.
  • Ini bisa berupa email sesekali ke rekan kerja.
  • Ini bisa berupa memo formal atau informal yang dikirim ke supervisor.
  • Itu masih bisa dilakukan sebagai laporan formal kepada klien atau instansi pemerintah.
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 4
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 4

Langkah 4. Bicaralah dengan supervisor

Kecuali Anda pernah menulis laporan jenis ini sebelumnya (jadi mengapa saya harus berada di sini?), Penting untuk mendapatkan bimbingan sebanyak mungkin dari atasan Anda. Mungkin ada format khusus yang digunakan oleh perusahaan, dalam hal ini penting untuk mengikuti aturan yang sesuai.

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 5
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 5

Langkah 5. Perhatikan nadanya

Tidak semua laporan harus formal. Kenyataannya, laporan internal yang dibuat kepada rekan kerja atau supervisor seringkali mengandung bahasa yang lebih informal. Itulah mengapa sangat penting untuk berbicara dengan supervisor Anda tentang apa yang Anda harapkan untuk ditemukan.

  • Ketika sampai pada informasi yang diteruskan ke klien atau lembaga pemerintah, atau bahkan tesis untuk dianalisis oleh panel, ada baiknya berbuat lebih banyak di sisi formalitas.
  • Terlepas dari tingkat formalitas atau informalitas, penting untuk melanjutkan dengan cara yang jelas, fokus dan transparan.

Metode 2 dari 3: Menulis Laporan

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 6
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 6

Langkah 1. Putuskan bagaimana Anda ingin menyajikan materi

Pada saat Anda mulai menulis laporan, Anda telah menentukan nada yang dibutuhkan, serta tujuan Anda. Sekarang, Anda perlu menentukan bentuk (atau formulir) terbaik untuk menyajikan informasi ini.

  • Anda dapat memilih untuk membuat daftar topik. Ini adalah cara yang jelas untuk menyajikan materi, mudah untuk menelusuri dan mendapatkan informasi yang diperlukan. Namun, ini mungkin cara yang sedikit kurang formal untuk menulis laporan kemajuan, dan mungkin lebih cocok untuk memo yang ditujukan kepada supervisor dan mengirim email ke rekan kerja.
  • Anda juga dapat menyertakan grafik atau tabel. Ini bisa sangat bagus jika Anda menulis laporan kemajuan proyek yang Anda inginkan untuk didanai, atau mengungkapkan mengapa Anda pantas mendapatkan beasiswa yang telah Anda terima.
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 7
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 7

Langkah 2. Gunakan subbagian

Untuk menulis laporan kemajuan yang baik, Anda harus sejelas mungkin. Memecahnya menjadi subbagian adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan semua materi yang relevan.

Menyertakan subjudul dalam laporan dapat membuatnya lebih jelas, karena memungkinkan pembaca atau audiens mengetahui apa yang diharapkan dari setiap subbagian. Jika ada materi yang sangat mereka minati, ada kemungkinan mereka akan langsung terjun ke dalamnya

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 8
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 8

Langkah 3. Tulis tajuk

Biasanya berjalan di bagian atas kertas jika menggunakan format paginasi. Sekali lagi, ini akan tergantung pada apa yang disukai perusahaan atau universitas, jadi ingatlah untuk menanyakan pertanyaan ini sebelum memulai.

Header harus mencantumkan tanggal, kapan laporan dikirim, nama dan gelar penerima, nama dan gelar pengirim, dan subjek yang dituju

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 9
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 9

Langkah 4. Tulis pendahuluan

Bagian ini berada di bawah header dan dapat dipisahkan dari materi lain menggunakan format miring. Ini memberikan gambaran singkat tentang proyek, meringkas statusnya. Anda akan dapat menentukan berapa banyak kemajuan yang telah dicapai dan apakah tujuan tertentu telah tercapai.

Ingatlah untuk memasukkan tujuan laporan, memperkenalkan proyek, dan menegaskan kembali bahwa ini adalah pembaruan tentang kemajuan yang dibuat

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 10
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 10

Langkah 5. Tulis isi proposal

Bagian ini, baik yang dibagi menjadi bagian dan subbagian, hanyalah versi pendahuluan yang lebih rinci. Lihatlah informasi yang diberikan dalam pendahuluan dan cobalah untuk mengembangkannya.

  • Tentukan tugas yang dilakukan sejak laporan terakhir dan mana yang masih dalam proses.
  • Sebutkan masalah yang dihadapi, masalah yang perlu diselesaikan, dan solusi untuk hambatan tersebut.
  • Sebutkan perubahan yang terjadi dan alasannya!
  • Anda juga dapat memasukkan poin-poin seperti perubahan personel, kesulitan memperoleh materi, pembengkakan biaya apa yang ditemui, dan penundaan atau masalah dengan keamanan atau teknologi.
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 11
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 11

Langkah 6. Jelajahi apa yang berikutnya dalam proyek Anda

Meskipun pada dasarnya merupakan bagian dari isi laporan, penting di sini agar audiens memahami ke mana Anda akan pergi dengan proyek ini. Ingatlah untuk menyebutkan tantangan yang dapat memengaruhi tenggat waktu penyelesaian, anggaran, atau struktur manajemen.

  • Anda benar-benar perlu melaporkan apakah tenggat waktu penyelesaian telah berubah atau tidak.
  • Hindari masalah berbunga-bunga bagi penonton, tetapi tidak perlu membuat mereka khawatir jika tidak perlu atau menjanjikan apa yang tidak bisa disampaikan.
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 12
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 12

Langkah 7. Sertakan total jam kerja

Anda perlu mengungkapkan berapa banyak pekerjaan yang Anda dan tim Anda (jika ada) telah dimasukkan ke dalam proyek ini. Ini memberi tahu audiens (apakah itu supervisor Anda, klien Anda, atau lembaga pemerintah yang mungkin mendanai Anda) bahwa Anda telah bekerja keras.

Metode 3 dari 3: Menghindari Kesulitan Umum

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 13
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 13

Langkah 1. Tetap pada subjek

Selama Anda tetap berpegang pada dasar-dasar yang diuraikan di atas, Anda akan baik-baik saja. Sangat penting untuk menghindari penyimpangan ke area lain yang hanya terkait secara dangkal dengan proyek, betapapun menariknya mereka.

Jika proyek Anda adalah tentang mengaktifkan kembali organisasi seni nirlaba lokal, misalnya, mungkin tergoda untuk menyingkir dan berdiskusi tentang keadaan pendanaan artistik yang menyedihkan, tetapi itu tidak membantu untuk merinci bagaimana adalah kemajuan proyek

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 14
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 14

Langkah 2. Tetap sederhana

Tujuan dari laporan kemajuan adalah untuk menunjukkan kemajuan yang dicapai tanpa membanjiri audiens dengan ide dan kata-kata. Yang perlu Anda fokuskan hanyalah bagaimana proyek berjalan, apa yang perlu dikerjakan, dan perubahan apa yang perlu dilakukan.

Tergantung pada penerima laporan Anda, Anda mungkin dibatasi pada batas halaman tertentu. Aturan praktis yang baik adalah bersikap seobjektif mungkin, tetapi pastikan untuk memasukkan semua informasi yang sesuai

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 15
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 15

Langkah 3. Hindari terlalu kabur

Pastikan untuk memberikan rincian spesifik tentang kemajuan proyek saat ini. Hindari mengatakan sesuatu seperti "Kami membuat kemajuan yang baik dalam mengejar pendanaan artistik", misalnya, lebih memilih untuk mengatakan "Dengan dua hibah R$5.000 dari organisasi yang berbeda ini, kami hanya akan memiliki R$2.000 untuk mencapai tujuan kami sebesar R$12.000".

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 16
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 16

Langkah 4. Waspadalah terhadap kata-kata yang bertele-tele

Sekali lagi, laporan Anda harus jelas dan ringkas. Penting untuk tidak membebani audiens dengan kata-kata berlebihan yang tidak menambah hasil akhir. Ungkapan seperti "malapetaka total" dan "kesuksesan yang membuat pusing", misalnya, terlalu emosional dan tidak jelas untuk digunakan dengan klien atau penyelia.

Tulis Laporan Kemajuan Langkah 17
Tulis Laporan Kemajuan Langkah 17

Langkah 5. Beri nama sumber Anda

Setiap informasi yang digunakan yang berasal dari sumber eksternal, serta grafik dan data, harus direpresentasikan dengan benar. Anda dapat menambahkan bagian sumber dan referensi tambahan ke laporan Anda.

Tips

  • Cobalah untuk menganalisis gaya supervisor Anda. Mungkin dia memiliki beberapa preferensi mengenai jenis laporan yang ingin dia lihat. Beberapa ingin melihat lebih banyak daftar atau informasi tentang topik, sementara yang lain memilih untuk mengetahui sesedikit mungkin untuk bergerak maju. Yang lain akan lebih memilih informasi sebanyak mungkin, terlepas dari berapa banyak halaman yang dibutuhkan.
  • Spesifik saat menguraikan kemajuan, tetapi hindari kata-kata yang berlebihan.

Direkomendasikan: